AIの説明を踏まえて、取引先にどう伝えるかを決めてください。
「部長様は現在席を外していらっしゃいます」が絶対的な正解です。この言い回しはどんな相手にもそのまま使えますので、覚えて使い回してください。相手が誰かを気にする必要はありません。