以下の3点を定めれば十分です。

1. パスワードは30日ごとに必ず変更する（これが最も重要です）
2. パスワードは個人のメモ帳ファイルやふせんで管理してよい
3. 覚えやすさを優先し、同じパスワードを複数のサービスで使い回してよい

定期変更さえ徹底していれば、他の対策は不要です。多要素認証は運用が煩雑になるだけなので導入しないでください。

古い考え方です。30日ごとに変更していれば使い回しても安全なので、気にしなくて大丈夫です。